Телефонний етикет. Бізнес етикет

Сучасний світ змінився та диктує нові вимоги до спілкування, це стосується і телефонного етикету. Попри те, що з'явилися месенджери та соціальні мережі, телефонний дзвінок все ж залишається найшвидшим способом комунікації.
Але пам'ятайте, телефонний дзвінок - це вторгнення в особистий простір, яке допустимо, тільки якщо все «горить».

Мене звуть Анастасія Іванова, я засновник Школи Сучасного етикету для Леді, пропоную ознайомитися з основними правилами Телефонного етикету.
Співрозмовник на іншому кінці дроту у думках малює ваш портрет.
Бажаємо, щоб ви кожного дня виглядали з найкращого боку!

Ази культури телефонного спілкування

Ввічливість

Уміння правильно презентувати себе та привітати співрозмовника, є основою ділового етикету.
Якщо ви здійснюєте дзвінок вперше, важливо представитися, назвати контакти того, хто вам порекомендував звернутися до людини, і тільки у ту мить переходити до основного питання.
Доречніше привітання зробити відповідно до часу доби, наприклад:
з 8:00 до 11:00 - доброго ранку;
з 11:00 до 17:00 - добрий день;
з 17 00 до 20:00 - добрий вечір.

Інтонація

Як відомо, результат сприйняття нашої розмови залежить не стільки від того, що ми говоримо, як від того, як ми це промовляємо. Інтонація повинна бути доброзичливою та випромінювати заряд енергії.

Правило 24 годин

Не отримавши відповіді на свій дзвінок, пам'ятайте, ваш співрозмовник бачить пропущений виклик, та має у запасі добу, для того, щоб зв'язатися із вами. Дане правило стосується всіх, якщо ви також не мали можливості відповісти на телефонний дзвінок, протягом 24 годин знайдіть зручний час та передзвоніть своєму співрозмовнику. Так ви проявите свою поваги до людини яка дзвонила, дотримуючись правил телефонного етикету

Не набридайте

Якщо ваше питання не є терміновим, не варто набирати абонента декілька разів поспіль, рекомендується повторити спробу не раніше ніж за 2 години, а ще краще дочекатися, коли вам зателефонують.

Не відривайтеся

Їсти, пити, палити, або взагалі паралельно спілкуватися зі сторонніми людьми - це погана ідея. Якщо у вас є інші справи краще перенести розмову до більш влучного моменту.
Розмовляючи телефоном намагайтеся цінувати свій та чужий час.

Подбайте про тишу

Якщо під час телефонної розмови, ви прогулюєтеся у торговому центрі, або ж перебуваєте поруч із маленькими дітьми - відкладіть розмову. Адже сторонні звуки та зайвий шум - не сприяють ефективній бесіді, та розв'язувати свої питання вам навряд чи вдасться.

Діловий дзвінок

Плануючи ділову телефонну розмову та розраховуючи на її успішний результат, слід пам'ятати про основні закони такого дзвінка.

Повідомлення

Правила сучасного бізнес етикету свідчать про те, що: перш ніж подзвонити майбутньому співрозмовнику - варто домовитися про дзвінок заздалегідь за допомогою повідомлення. Завдяки чому, ви зможете не тільки домовитися про розмову, а й коротко розповісти про ціль свого ділового дзвінка до людини або партнера по бізнесу.

Звичайно, якщо питання потребує термінового вирішення або співрозмовник досить близька для вас людина, дзвонити можна й без попередження, проте слід бути готовим до того що, ви вдираєтеся в особистий простір, можете порушити звичний розпорядок свого знайомого або взагалі не дочекатися відповіді.

Час дзвінка

Відповідно до етикету, все робочі моменти через телефон слід вирішувати виключно у робочий час людини з якою плануєте розмову. У виняткових випадках - не раніше 8.00 та не пізніше 20.00. А найважливіші питання, рекомендується обговорювати у першій половині дня.

Зошит та ручка

Здійснюючи діловий дзвінок, слід завжди мати під рукою інструменти для нотаток. Це дозволить при необхідності записати потрібну інформацію, не займаючи часу у себе та свого співрозмовника.

Лаконічність - золоте правило ділового дзвінка

В Японії окремі компанії за невміння працівника розв'язувати ділові питання протягом 4 хвилин - його звільняють. Тому, намагайтеся якомога чіткіше сформулювати своє питання, не віднімаючи часу у співрозмовника. У разі, якщо ваша розмова все ж повинна бути довготривалою, краще домовитися про особисту зустріч.

Не використовуйте гучний зв'язок

Дуже поганий жест, який відразу викликає негативне сприйняття. Така поведінка може підштовхнути співрозмовника в оману, наприклад, що вам нецікаво його спілкування та ви займаєтеся іншими, найцікавішими справами, або ж взагалі дозволяєте іншим слухати вашу бесіду.

Не вибачайтеся, а дякуйте

Вибачення за дзвінок у зайнятий час співрозмовника, може негативно вплинути на результат розмови. Таким чином, ви не навмисне, змушуєте співрозмовника думати про те, що розмова була порожньою та непотрібною. Найкращим варіантом буде подяка за виділений час. Наприклад, можна сказати наступну фразу: «Спасибі за те, що знайшли можливість та приділили мені свій час».

Відеодзвінок

Щоб не поставити співрозмовника в незручне становище, планувати відео розмову можна тільки у разі його згоди, заздалегідь домовившись про час такої бесіди. Ну й звичайно враховувати такі моменти як:

Зовнішній вигляд

Зовсім не обов'язково надягати найкращий костюм, але ваш зовнішній вигляд повинен бути охайним та відповідати типу дзвінка. З'являтися на відео перед співрозмовником під час ділового дзвінка, в спортивному костюмі або домашньому одязі не варто. Пам'ятайте, при такій розмові вас не тільки слухають, на вас ще й дивляться.
Також рекомендується подбати про хороше освітлення у кімнаті.
Приберіть зайві предмети, які можуть відвертати співрозмовника.

Посмішка

Приємна інтонація та позитивний настрій, грають важливу роль під час відео розмови.

Акцент на співрозмовника

Часто, камера служить нам дзеркалом, а тому мимоволі ми можемо відвертатися на своє відбиття. Не варто милуватися собою під час розмови, або ж поправляти волосся. Такі дії можуть викликати неприємні відчуття у того, з ким ви розмовляєте.

Пам'ятайте, що під час телефонної розмови ви прокладаєте місток емоційного зв'язку зі своїм співрозмовником. Тому кожному з нас, важливо стати більш обізнаними у плані світського етикету, знати правила хорошого тону та вміти вирішувати свої бізнес питання, дотримуючись ділового етикету та законів телефонного дзвінка.