Блог

Телефонный этикет

Современный мир изменился и диктует новые требования к общению, это касается и телефонного этикета. Несмотря на то, что появились мессенджеры и социальные сети, телефонный звонок, все же, остается самым быстрым способом коммуникации.
Но помните, телефонный звонок — это вторжение в личное пространство, которое допустимо, только если все горит. 

Я Анастасия Иванова, основатель Школы Современного Этикета для Леди, предлагаю ознакомиться с основными правилами Телефонного этикета.
Собеседник на другом конце провода мысленно рисует ваш портрет. 
Желаем, чтобы вы всегда выглядели наилучшим образом! 

Азы культуры телефонного общения 


  • Вежливость прежде всего
Умение правильно презентовать себя и  поприветствовать,  является основой делового этикета. 
Если вы осуществляете звонок впервые, важно коротко представится, назвать контакты того, кто вам порекомендовал обратиться к человеку, и только тогда переходить к основному вопросу.
Уместно здороваться в соответствии со временем суток, к примеру:
с 8:00 до 11:00 — доброе утро;
с 11:00 до 17:00 — добрый день;
с 17 00 до 20:00 — добрый вечер.


  • Интонация. 
Как известно, результат восприятия нашего разговора зависит не столько от того, что мы говорим, как от того, как мы это произносим. Интонация должна быть доброжелательной и излучать заряд энергии.

  • Правило 24 часов. 
Не получив ответа на свой звонок, помните, ваш собеседник видит пропущенный вызов, и имеет в запасе сутки, чтобы связаться с вами. Данное правило касается всех, если вы также не имели возможности ответить на телефонный звонок, в течение 24 часов найдите удобное время и перезвоните своему собеседнику. Так вы проявите свое уважения к человеку которой звонит, соблюдая правила телефонного этикета.

  • Не навязывайтесь.
Если ваш вопрос не является срочным, не стоит набирать абонента несколько раз подряд, рекомендуется повторить попытку не менее чем через 2 часа, а еще лучше дождаться, когда вам перезвонят.

  • Не отвлекайтесь.
Есть, пить, курить, или вообще параллельно общаться с кем-то еще не слишком хорошая идея. Если у вас есть другие дела лучше перенести разговор к более подходящего момента.
Разговаривая по телефону старайтесь ценить свое и чужое время.

  • Позаботьтесь о тишине. 
В случае, если во время телефонного разговора, вы гуляете в торговом центре, или же находитесь рядом с маленькими детьми — отложите разговор. Ведь посторонние звуки и лишний шум не способствуют продуктивной беседе, и решить свои вопросы вам вряд ли удастся. 


Деловой звонок


Планируя деловую телефонную беседу и рассчитывая на ее успешный результат следует помнить об основных законах такого звонка.

  • Сообщения.
Правила современного бизнес этикета гласят: прежде, чем позвонить будущему собеседнику - стоит договориться о звонке заранее при помощи сообщения.Благодаря чему вы сможете не только договориться о разговоре, но и кратко описать суть своего делового звонка к человеку или партнеру по бизнесу. 

Конечно, если вопрос требует срочного решения или собеседник достаточно близкий вам человек, звонить можно и без предупреждения, однако следует быть готовым к тому что, таким образом вы врываетесь в личное пространство, можете нарушить привычный распорядок своего знакомого или вообще не дождаться ответа.

  • Время звонка.
Согласно этикету, все рабочие моменты по телефону следует решать исключительно в рабочее время человека с которым планируете разговор. В исключительных случаях — не раньше 8.00 и не позже 20.00. А самые важные вопросы, рекомендуется обсуждать в первой половине дня.

  • Тетрадь и ручка. 
Осуществляя деловой звонок, следует всегда иметь под рукой инструменты для заметок. Это позволит при необходимости записать нужную информацию, не занимая времени у себя и своего собеседника. 

  • Лаконичность — золотое правило делового звонка. 
В Японии отдельные компании за неумение работника решить деловые вопросы в течение 4 минут — его увольняют. Поэтому, старайтесь как можно четче сформулировать свой вопрос, не отнимая времени у собеседника.  В случае, если ваш разговор все же должен быть длительным, лучше договориться о личной встрече.   

  • Не используйте громкую связь. 
Очень некрасивый жест, который сразу вызывает негативное восприятие. Такое поведение может подтолкнуть собеседника в заблуждение, например, что вам неинтересно его общение и вы занимаетесь другими, более интересными делами, или же вообще позволяете другим слушать вашу беседу.

  • Не извиняйтесь, а благодарите. 
Извинение за звонок и занятое время собеседника может негативно повлиять на результат разговора. Таким образом, вы не нарочно, как бы подталкиваете на мысль, что разговор был пустым и ненужным. Куда лучше поблагодарить за уделенное внимание. К примеру, можно произнести следующую фразу: «Спасибо за то, что нашли возможность и уделили мне свое время».



Видеозвонок

Чтобы не поставить собеседника в неловкое положение, планировать видео разговор можно только в случае его согласия, заранее договорившись о времени такой беседы. Ну и конечно учитывать такие моменты как:

  • Внешний вид
Совсем не обязательно надевать лучший костюм, но ваш внешний вид должен быть опрятным и соответствовать типу звонка. Появляться на видеоперед собеседником, в случае делового звонка, в спортивном костюме или домашней одежде не стоит. Помните, при таком разговоре вас не только слушают, на вас смотрят.
Также рекомендуется позаботиться о хорошем освещении и фоне, который попадет в объектив камеры. Уберите лишние предметы, которые могут отвлекать собеседника.

  • Улыбка
Приятная интонация и позитивный настрой играют важную роль во время видео разговора.

  • Акцент на собеседника
Часто, камера служит нам зеркалом, а потому невольно мы можем отвлекаться на свое отражение. Не стоит любоваться собой во время разговора или же поправлять волосы. Такие действия могут вызвать неприятные ощущения у того, с кем вы разговариваете.


Помните, что во время телефонного разговора вы прокладываете мостик эмоциональной связи со своим собеседником.Поэтому каждому из нас, важно становиться более осведомленными в плане светского этикета, знать правила хорошего тона и уметь решать свои бизнес вопросы соблюдая деловой этикет и законы телефонного звонка.
Made on
Tilda