Телефонный этикет. Бизнес этикет

Современный мир изменился и диктует новые требования к общению, это касается и телефонного этикета. Несмотря на то, что появились мессенджеры и социальные сети, телефонный звонок, все же, остается самым быстрым способом коммуникации.
Но помните, телефонный звонок — это вторжение в личное пространство, которое допустимо, только если все горит.
Я Анастасия Иванова, основатель Школы Современного Этикета для Леди, предлагаю ознакомиться с основными правилами телефонного этикета.
Собеседник на другом конце провода мысленно рисует ваш портрет.
Желаем, чтобы вы всегда выглядели наилучшим образом!

Азы культуры телефонного общения

Вежливость прежде всего

Умение правильно презентовать себя и поприветствовать является основой делового этикета.
Если вы осуществляете звонок впервые, важно коротко представится, назвать контакты того, кто вам порекомендовал обратиться к человеку, и только тогда переходить к основному вопросу.
Уместно здороваться в соответствии со временем суток, к примеру:
с 8:00 до 11:00 — доброе утро;
с 11:00 до 17:00 — добрый день;
с 17 00 до 20:00 — добрый вечер.

Интонация

Как известно, результат восприятия нашего разговора зависит не столь от того, что мы говорим, как от того как мы это произносим. Интонация должна быть доброжелательной и излучать заряд энергии.

Правило 24 часов

Не получив ответа на свой звонок, помните ваш собеседник видит пропущенный вызов, и имеет в запасе сутки, чтобы связаться с вами. Данное правило касается всех, если вы также не имели возможности ответить на телефонный звонок, в течение 24 часов найдите удобное время и перезвоните своему собеседнику. Так вы проявите свое уважения к человеку которой звонит, соблюдая правила телефонного этикета.

Не навязывайтесь

Если ваш вопрос не является срочным, не стоит набирать абонента несколько раз подряд, рекомендуется повторить попытку не менее чем через 2 часа, а еще лучше дождаться, когда вам перезвонят.

Не отвлекайтесь

Есть, пить, курить, или вообще параллельно общаться с кем-то еще не слишком хорошая идея. Если у вас есть другие дела лучше перенести разговор к более подходящего момента.
Разговаривая по телефону старайтесь ценить свое и чужое время.

Позаботьтесь о тишине

В случае, если во время телефонного разговора вы гуляете в торговом центре, или же находитесь рядом с маленькими детьми — отложите разговор. Ведь посторонние звуки и лишний шум не способствуют продуктивной беседе и решить свои вопросы вам вряд ли удастся.

Деловой звонок

Планируя деловую телефонную беседу и рассчитывая на ее успешный результат следует помнить об основных законах такого звонка.

Сообщения

Правила совреме нного бизнес этикета гласят: прежде чем позвонить будущему собеседнику стоит договориться о звонке заранее с помощью сообщения. Благодаря чему вы сможете не только договориться о разговоре, но и коротко описать суть своего делового звонка к человеку или партнеру по бизнесу.
Конечно, если вопрос требует срочного решения или собеседник достаточно близкий вам человек, звонить можно и без предупреждения, однако следует быть готовым к тому что, таким образом вы врываетесь в личное пространство, можете нарушить привычный распорядок своего знакомого или вообще не дождаться ответа.

Время звонка

Согласно этикету, все рабочие моменты по телефону следует решать исключительно в рабочее время человека с которым планируете разговор. В исключительных случаях — не раньше 8.00 и не позже 20.00. А самые важные вопросы, рекомендуется обсуждать в первой половине дня.

Тетрадь и ручка

Осуществляя деловой звонок, следует всегда иметь под рукой инструменты для заметок. Это позволит при необходимости записать нужную информацию, не занимая времени у себя и своего собеседника.

Лаконичность — золотое правило делового звонка

В Японии отдельные компании за неумение работника решить деловые вопросы в течение 4 минут — его увольняют. Поэтому, старайтесь как можно четче сформулировать свой вопрос, не отнимая времени у собеседника. В случае, если ваш разговор все же должен быть длительным, лучше договориться о личной встрече.

Не используйте громкую связь

Очень некрасивый жест, который сразу вызывает негативное восприятие. Такое поведение может натолкнуть собеседника на заблуждение, например, что вам неинтересно его общение и вы занимаетесь другими, более интересными делами, или же вообще позволяете другим слушать вашу беседу.

Не извиняйтесь, а благодарите

Извинение за звонок и занятое время собеседника может негативно повлиять на результат разговора. Таким образом вы не нарочно, как бы подталкиваете на мысль, что разговор был пустым и ненужным. Куда лучше поблагодарить за уделенное внимание. К примеру, можно произнести следующую фразу: «Спасибо за то, что нашли возможность и уделили мне свое время».

Видеозвонок

Чтобы не поставить собеседника в неловкое положение, планировать видео разговор можно только в случае его согласия, заранее договорившись о времени такой беседы. Ну и конечно учитывать такие моменты как:

Внешний вид

Совсем не обязательно надевать лучший костюм, но ваш внешний вид должен быть опрятным и соответствовать типу звонка. Появляться на видео перед собеседником, в случае делового звонка, в спортивном костюме или домашней одежде не стоит. Помните, при таком разговоре вас не только слушают, на вас смотрят.
Также рекомендуется позаботиться о хорошем освещении и фоне, который попадет в объектив камеры. Уберите лишние предметы, которые могут отвлекать собеседника.

Улыбка

Приятная интонация и позитивный настрой играют важную роль во время видео разговора.

Акцент на собеседника

Часто, камера служит нам зеркалом, а потому невольно мы можем отвлекаться на свое отражение. Не стоит любоваться собой во время разговора или же поправлять волосы. Такие действия могут вызвать неприятные ощущения у того, с кем вы разговариваете.

Помните, что во время телефонного разговора вы прокладываете мостик эмоциональной связи со своим собеседником. Поэтому каждому из нас, важно становиться более осведомленными в плане светского этикета, знать правила хорошего тона и уметь решать свои бизнес вопросы соблюдая деловой этикет и законы телефонного звонка.