Блог

Современный этикет деловой переписки в мессенджерах

Современный этикет деловой переписки в мессенджерах


Как правильно использовать каналы связи и не испортить отношения? 
В современном мире, решение рабочих моментов, все чаще происходит в онлайн-режиме. По этой причине очень важно знать базовые правила делового этикета при коммуникации в мессенджерах и соцсетях. 

Я — Анастасия Иванова, эксперт по деловому и светскому этикету, подготовила для вас ТОП 10 правил, которых необходимо придерживаться в диджитал пространстве. Они помогут наладить отношения с потенциальными партнерами и зарекомендовать себя с наилучшей стороны.

Правило 1

Общение в рабочее время


Сообщения должны отправляться исключительно в рабочее время. Ведь вы можете поставить человека в неловкое положение, принуждая его отвечать вне работы. Кроме того, если вы напишите ночью или в вечернее время, то рискуете разбудить человека (вы никогда не знаете, выключен ли звук на телефоне у получателя). 

Правило 2

Максимум смысла — минимум слов


Мысли в сообщении должны быть четко сформулированы: конкретны, лаконичны, последовательны. Используйте короткие предложения. Хороший способ: один вопрос — одно сообщение. Так будет проще восприниматься послание, и на него будет легче ответить.


Правило 3

Не дробите сообщения


Главный совет при использовании мессенджера — не делите свое послание. Многие пишут: «Добрый день», «Хочу заказать ваши услуги», «Сколько стоит?». Такие сообщения хочется незамедлительно отправить в черный список.

Особенно неприятно получателю то, что звуковые уведомления приходят каждые 5 секунд. Это может раздражать не только собственника гаджета, но и людей вокруг. Поэтому излагайте суть вопроса в одном сообщении  и ожидайте ответ. 

Правило 4 

Оставьте аудио и видеосообщение для друзей


Формат аудио и видеосообщений удобен только тому, кто его отправляет. Не стоит им злоупотреблять, лучше избегать. Кроме того, подумайте, сможет ли собеседник нормально воспринять такой способ коммуникации (подключить гарнитуру, найти тихое место). Текстовое сообщение используется для проявления уважения непосредственно к человеку, к его времени. 

Правило 5 

Приветствие — важный элемент бизнес-этикета


Не важно, какой канал связи был выбран для коммуникации. В любом случае вам нужно поздороваться и представиться, даже если в мессенджере есть ваше портфолио. Человек не будет тратить свое драгоценное время на ознакомление с вашим профилем. 

Правило 6 

Обращение по имени


Персонализация — лучший способ проявления уважения. Упоминайте имя человека при обращении, но будьте предельно внимательны. Ошибки в словах, опечатки простительны в сообщении, но не в имени. Избегайте уменьшительно-ласкательных форм, не нарушайте личные границы.

Правило 7 

Проверяйте текстовое сообщение перед отправкой


Чистота текста — ваша презентация. Спешка — худшее качество в этом деле. Во время коммуникации получатель не видит вашей мимики, внешности. Есть только текст, по которому вас оценят. Опечатки — это «неопрятный внешний облик», неуважение к собеседнику. Потратьте 3 минуты, проверьте текст лично, загрузите в сервис проверки правописания, чтобы не погубить репутацию. Не приветствуются сложные термины, сленговая лексика. 


Правило 8

Caps Lock, эмоции, знаки восклицания


С этими элементами мессенджеров будьте осторожны. Большие буквы и восклицательные знаки могут восприниматься как повышенный тон или даже крик. Эмоции в бизнесе выглядят несерьезно и даже отпугивают. 

Правило 9

Формат переписки / Контактные данные


Контакты или номера карт отправляйте в сообщении цифрами. Если вы сделаете скриншот или фото визитки — это не всегда корректно, потому как занимает много времени у получателя: ввести, проверить. Почему бы не отправить так, чтобы потом просто «скопировать — вставить»? 

Правило 10 

Эстетика оформления


Даже в деловой переписке каждую отдельную мысль оформляйте в отдельный абзац. Не забывайте об отступах после приветствия, перед каждым абзацем и перед подписью. 

Помните, мессенджер — это личная территория, вторжение на которую требует четких навыков о том, как кратко сформулировать мысль. Звонки от незнакомых лиц — высшая степень нарушения бизнес-этикета. Помните правила хорошего тона и заботьтесь об удобстве собеседника.



Made on
Tilda